Niedziela, na zegarku 10:45, kiedy zacząłem pisać to zdanie. Skończył się weekend, a tu powinien znaleźć się nośny nagłówek, ale i tak powiedzą, że to słabe, więc powiem tylko, że napisanie tego wpisu powinno zająć ok. 6 godzin – skąd to wiem i dlaczego to w ogóle mierzę? Przekonasz się czytając wpis, a przy okazji odpowiem na tweeta Bartosza – dzięki i pozdro Sir!


Może się wydawać, że praca na swoim charakteryzuje się dość sporym chaosem, zwłaszcza na początku. Szczególnie, gdy ostatnie 5 lat pracowałeś w mniej lub bardziej ułożonych organizacjach, gdzie procesy były nawet na pobieranie kawy z kantyny. Wbrew pozorom (jak wynika z Todoist) w ciągu ostatnich 30 dni zrealizowałem ponad 400 zadań (ok. 120 zadań jest związanych z obsługą e-maili), co przełożyło się na:

  • 2 zbudowane i dostarczone chatboty dla klientów z pełną obsługą pracy – poprawki, korespondencja, umowy.
  • obsługę i pozyskanie łącznie 7 nowych klientów (dużo botów w drodze),
  • opublikowanie i napisanie 5 wpisów na blogu (od 20 grudnia, 10k UU),
  • publikacja i ukończenie Kalendarza Marketera na 2020 rok,
  • publikacja listy 53 książek na 2020 rok i akcja #czytamy53,
    • zbudowanie i opracowanie Pani Oczytanej – chatbota, który pomaga wyrobić nawyk codziennego czytania,
  • wysłanie 17 kampanii e-mail – newsletter oraz wdrożenie automatycznych scenariuszy (+2222 subskrybentów),
  • poprowadzone zajęcia na ALK w Warszawie (7h w trasie),
  • zbudowany koncept chatbota dla potencjalnie nowego klienta.

Nie zrozum mnie źle, bo powyższa lista to nie prężenie bicepsów (jeszcze żeby było co), bo to tylko tak groźnie wygląda. Wyrobiłem sobie pewien schemat pracy, w którym dość szczegółowo rozpisuję zadania (opis poniżej), dzieląc je na mniejsze pod-zadania, stąd dość wysoka łączna liczba ukończonych zadań. Zresztą, nie o liczbę zadań tu chodzi.

Pomału można doprowadzić nawet konklawe do kanibalizmu. Byle postępować stopniowo, krok za krokiem.

Stanisław Lem

Konsekwencja.

🧠 Pierwsza myśl do zanotowania: sam sobie jestem eksperymentem. Co to oznacza? Ciągle uczę się sam na sobie analizując m.in. ile czasu zajmują mi poszczególne zadania lub w jakiej metodologii najlepiej jest mi pracować. Nie ma tu złotych rad, każdy ma swoje predyspozycje. Może to dziwne, ale właśnie takie mikro kroczki tworzą całość i każdy z nich jest turbo ważny. Inspiracji możesz szukać m.in. w książce Getting Things Done.

O tym czym się aktualnie zajmuję (TL;DR buduję boty) opiszę w kolejnym wpisie.

Dziś chcę Ci pokazać w jaki sposób organizuję swoją codzienną pracę, jak radzę sobie z planowaniem własnym projektów? Pokażę Ci od czego zaczynam każdy swój dzień, gdzie i w jaki sposób organizuję swoje zadania oraz jak pracuję nad tym co najważniejsze, czyli jak to wszystko można jeszcze usprawnić. Do dzieła, bo od pierwszego zdania do tego momentu upłynęło dokładnie 1:18:22 h.

  • Save
Podsumowanie czasu pracy za okres od 7 do 26 stycznia. Narzędzie: Toggl

Narzędzia do organizacji pracy

Poniżej znajdziesz listę narzędzi, które pomagają mi zaplanować, zorganizować codzienną pracę oraz aplikacje, które pozwalają mi pracować nad własną produktywnością. Na liście znajdziesz też aplikacje bez których po prostu nie wyobrażam sobie pracy, mowa o Spotify, Feedly, a z początkiem roku pojawiło się Headspace.

  • Save
Mój zestaw narzędzi do codziennego podboju świata.

🧠 Druga myśl do zanotowania: narzędzia to tylko i wyłącznie pomoce, które mają za zadanie Ci pomóc. Nic same nie zrobią, a każde z nich wymaga m.in. konfiguracji, więc wymagają Twojego zaangażowania od samego początku. Tak naprawdę praca nad samym sobą zaczyna się w głowie, bo dopóki nie będziesz miał robota to nic samo się nie zrobi.

Poniżej opisałem trochę szerzej każde z narzędzi, a pod ich opisem znajdziesz opis tego jak je wykorzystuję w praktyce oraz w których momentach są potrzebne.

Zanim jednak do narzędzi…

Myślę, że warto tu wspomnieć o tym, że w grudniu poświęciłem ok. 10 dni na planowanie swojego 2020 roku. Mam tu na myśli rozpisanie projektów, które chcę zrealizować w tym roku. Od 2017 roku pomaga mi w tym odcinek podcastu Michała Szafrańskiego, więc nie wydłużając serdecznie zapraszam Cię do jego wysłuchania: „Jak przygotować plan roczny, czyli jak określić cele i znaleźć czas na ich realizację” – posłuchaj.

W 2020 zdecydowałem się skupić przede wszystkim na 4 obszarach: chatboty, blog, projekt z 53 książkami oraz podcast. Wypisałem także cele pośrednie jak np. budowa profilu na Quorze, czy budowa bazy szablonów i mechanizmów do chatbotów – wszystko w swoim czasie, wszystko ma pomóc osiągnąć to co w głowie piszczy. Do każdego planu wypisałem także motywatory w postaci zdań, które mają za zadanie pomóc mi wytrwać w realizacji danego celu.

  • Save

Okej, do dzieła.


1. Todoist

To tu znajduje się moja główna lista zadań i projektów. Tak naprawdę to moje centrum dowodzenia. W ciągu ostatnich 3 lat próbowałem Asany, Trello, JIRY, Nozbe i Monday, ale Todoist to Todoist. Kropka. Zwłaszcza, że pojawiły się takie funkcje jak:

  • możliwość dodawania sekcji w projekcie,
  • możliwość tworzenia pod–zadań,
  • komentarze do zadań,
  • historia ukończonych zadań,
  • dopasowanie do stref czasowych,
  • raport pod koniec roku podsumowujący pracę.

Mój plan na dziś wygląda następująco:

  • Save

Generalnie w Todoist jest wszystko, czego potrzebuję. Pracuję sam, ale Todoist oferuje także opcję dla zespołów, więc współdzielenie zadań i projektów jest jak najbardziej możliwe. W tym wypadku zasada less is more działa idealnie, bo nie ma tu tysiąca rozpraszaczy. Zadanie — praca — gotowe.

  • Save
Podział zadań i projektu związanego z akcją #czytamy53.

2. Toggl

Na początku wpisu wspomniałem, że napisanie tego wpisu powinno zająć ok. 6 godzin. Być może podobnie do mnie zawsze byłeś ciekawy, ile tak naprawdę czasu pochłania Ci, odpisywanie na maile, konwersacje na Messengerze, czy jak w moim przypadku ile czasu zajmuje budowa chatbotów. Z pomocą przychodzi Toggl.

Toggl to narzędzie, które pomoże Ci zmierzyć czas pracy spędzony nad poszczególnymi zadaniami, projektami. Bazując na tym, że na napisanie i opublikowanie ostatniego wpisu o automatyzacji pisałem 6:17:05 to wspomniane już „ok. 6 godzin” ma swoje uzasadnienie, prawda?

  • Save

Może się to wydawać dziwne, ale taka informacja pozwala mi dużo lepiej planować pracę w poszczególne dni. Wiedząc, że napisanie wpisu na blogu zajmuje przyjmijmy 6 godzin, wiem ile realnie mogę zrobić ponadto. Oczywiście trudno bazować na 1 wpisie, dlatego tak ważne jest ciągłe analizowanie i wyciąganie wniosków.

Dodatkowo korzystam z natywnej aplikacji Toggl, dzięki czemu dodatkowo mogę monitorować ile czasu (i na jakich) podstronach spędzam w konkretnym zadaniu najwięcej czasu. Poniżej przykładowy raport – zgadniesz co robiłem? 🤖

  • Save
Pomiar czasu spędzonego w danych witrynach podczas wykonywania poszczególnych zadań. Narzędzie: Toggl.

3. Integromat

Na temat tego, jak wykorzystuję Integromat pisałem w tym wpisie. W tym wypadku jest to cichy pomocnik, ponieważ za pomocą Integromatu automatyzuję to, co nudne. Mam tu na myśli głównie automatyzowanie takich zadań:

  • przesyłanie informacji z bota na Messengerze na Gmaila,
  • tworzenie nowych zadań w Todoist na podstawie skrzynki odbiorczej w Gmailu,
  • tworzenie nowych zadań w Toggl na podstawie zadań w Todoist,
  • tworzenie bazy linków i statystyk w Excelu na podstawie Pocketa.
  • Save
List aktywnych scenariuszy do automatyzacji. Narzędzie: Integromat.

Szczerze mówiąc od zawsze miałem problem z zapanowaniem nad czasem, który spędzam w skrzynce odbiorczej. Nie wiem, dlaczego, ale zawsze (dosłownie zawsze) wizyta w Gmailu kończyła się destrukcją mojego planu – a tu coś, tu tylko 10 minut, a tam tylko odpisać. Znacie to?

Od teraz do skrzynki zaglądam, gdy w Todoist widzę zadanie, a dzięki temu, że widzę nadawcę i temat wiadomości, mogę nadać temu odpowiedni priorytet. Tak prosta rzecz, a naprawdę widzę olbrzymią poprawę w ciągu dnia. Każdą wiadomość traktuję jako zadanie, bo o ile wiadomość wymaga odpowiedzi dłuższej niż 1 zdanie, to jakby nie patrzeć, powoduje to znów chaos. Tego nie chcemy.


Od początku roku eksploruję także temat związany z metodą OKR do zarządzania i wyznaczania swoich celów. Ciężko powiedzieć, że już z tej metody korzystam, ale kładę w niej spore nadzieje. Korzystam z Week Done.

Jeżeli chcesz się dowiedzieć więcej na temat metody OKR to polecam tę książkę:
Jak Google, Bono i Gates trzęsą światem dzięki metodzie OKR?

  • Save

4. Headspace

Do tej pory byłem zwolennikiem Brain.fm, ale chyba potrzebowałem zmiany. Headspace to kompleksowe narzędzie, które pomaga mi złapać drugi oddech w ciągu dnia. Wiesz, wtedy, gdy przyjdzie ten mail, którego wolałbyś dziś nie czytać.

Z Headspace korzystam, gdy potrzebuję. Zdarza się, że jest to raz w tygodniu, a czasami kilkukrotnie w ciągu dnia. Aktualnie korzystam z krótkich 3-minutowych sesji pomiędzy konkretnymi zadaniami, co zdecydowanie dobrze robi dla głowy. Pozwala uporządkować tysiące myśli, a dodatkowo posiada szereg tematycznych poradników jak np. poprawa koncentracji, motywacja w sporcie, poprawa nastroju. Dla każdego coś się znajdzie.

  • Save
Do przerw pomiędzy zadaniami korzystam z Headspace.

Po prostu, gdy jest praca to jest praca, a nie pitu pitu, czy przewijanie Facebooka zza monitora, a gdy jest czas na przerwę to jest czas na przerwę. Dość konserwatywnie respektuję tę zasadę, dlatego otoczenie jest tu kluczowe.

🧠 Trzecia myśl do zanotowania: liczba narzędzi, z których korzystasz nie świadczy o Twojej efektywności. Tak jak wspomniałem na początku, ale będę powtarzał jak mantrę. Dobór narzędzi ma tylko pomóc, a powyższy zestaw w moim przypadku sprawdza się idealnie i w 100% odpowiada na moje potrzeby. Dodatkowo każde z narzędzi wspiera w realizacji naszych zadań. W Todoist zbierasz punkty (karmę), zaś Toggl pod koniec każdego tygodnia automatycznie generuje raport. Less is more.


Narzędzia dodatkowe

Wśród aplikacji, z których korzystam podczas pracy wymieniłem Spotify oraz Feedly. Zdaję sobie sprawę, że nie każdy słucha muzyki oraz czyta w ciągu dnia, stąd traktuj to jako uzupełnienie powyższego zestawu.

  • Spotify – cóż tu tłumaczyć? Zapytajcie osób, z którymi miałem przyjemność pracować w jednym biurze. Po prostu muzyka musi być i nie wiem jak Ty, ale nazywam swoje playlisty i zgarniam bonus do produktywności x2 😉
  • Save
Turbo bang, bang.

  • Feedly – moja czytelnia online od, której rozpoczynam każdy dzień. Pracując przy Prasówce zSieci wyrobiłem nawyk codziennego czytania i robię to regularnie 3x w ciągu dnia: rano, ok. godziny 13:00 oraz wieczorem przed snem. Jest to też czas, który na przemian poświęcam na czytanie książek w ramach #czytamy53.
  • Save
Feedly pozwala zebrać wszystkie artykuły z wybranych stron w jednym miejscu.

Okej, i co dalej?

W tej części postaram się Ci przybliżyć, w jaki sposób właściwie korzystam z tych narzędzi, krok po kroku. Nie jest to skomplikowane, lecz wymaga dwóch rzeczy:

  • konsekwencji – tak jak wspomniałem, to proces, który trwa, więc wymaga stanowczego podejścia. W moim przypadku sprawdziły się krótkoterminowe testy np. narzędzi i technik. W krótkim czasie będziesz w stanie znaleźć kierunek, który w Twoim wypadku sprawdzi się najlepiej.
  • szczerości – mówimy o produktywności, więc kogo chcemy oszukać? Mówiąc szczerość mam na myśli sytuacje, aby uczciwie sobie odpowiedzieć, ile możemy w ciągu dnia zrobić. Nie naginaj rzeczywistości, bo oszukasz tylko siebie. I stracisz tonę czasu, bez sensu. Uwierz mi, że widok wciąż nieukończonych zadań działa także odwrotnie do zamierzonego celu.

W moim przypadku takim bodźcem jest również zbyt duża liczba zadań i projektów w backlogu, czyli tych na kiedyś. Aktualnie planuję maksymalnie 3 projekty do przodu – większa liczba sprawia, że nie robiłem finalnie nic. To samo tyczy się wpisów na blogu. Dziwne, ale to fakt.


1. Planowanie projektu – Todoist

Za przykład wezmę projekt związany z książkami. Bardzo chętnie pokazałbym Ci przykład z pracy podczas budowy chatbota, ale 3/4 byłoby zamazane, więc to bez sensu. Metoda jest identyczna.

  • Dzielę projekt na poszczególne etapy / kanały: podczas planowania projektu rozpisuję poszczególne etapy pracy lub kanały, których dotyczy. W przypadku projektu z książkami całość opiera się na kilku elementach: lista 53 książek, grupa na Facebooku oraz chatboty. Całość wygląda w ten sposób:
  • Save

W każdej poszczególnej sekcji znajdują się już konkretne zadania. W wypadku większych zadań tworzę także pod-zadania, aby rozbić pracę na pojedyncze klocki. Nic skomplikowanego, a dzięki temu wykonuję zadania krok po kroku bez zbędnych rozpraszaczy.

  • Save
Przykład zaplanowanego zadania z mniejszymi pod-zadaniami. Narzędzie: Todoist.

Z racji, że nie zawsze udaje się przewidzieć wszystkie czynności niezbędne do ukończenia danego zadania to lista jest elastyczna. Jeżeli podczas pracy wymagana jest zmiana, bo pojawi się np. nieoczekiwany problem lub ograniczenie, to ponownie siadam do planowania takiego zadania. Zazwyczaj są to drobne zmiany, ale porządek musi być.

W taki sam sposób dodaję także kolejne, nowe zadania do poszczególnych sekcji, do których przypisuję datę lub zostawiam do późniejszego planowania. Staram się planować zadania z tygodniowym wyprzedzeniem i raz w tygodniu siadam do planowania kolejnego tygodnia. Zaczynam naturalnie od zadań, które już są w Todoist, a następnie dopisuję kolejne.

  • Save
Widok zadań z podziałem na sekcje dotyczące mojego bloga.

Na koniec każdego dnia staram się jeszcze zerknąć na listę zadań zaplanowanych na jutro i ewentualnie nanieść korekty już wieczorem, by od rana wejść z buta w listę wyzwań tj. TODO. Rankiem nie mam do tego zbytnio głowy i szczerze ochoty.

2. Ile to wszystko trwa? – Toggl

Przyznam się szczerze, że nie wierzyłem w tego typu narzędzia. Kiedyś eksperymentowałem z Get Harvest, ale zdecydowanie nie wyszło. To nie wina narzędzia, po prostu go nie potrzebowałem, a dziś można powiedzieć, że czas zaczął naprawdę odgrywać turbo istotną rolę.

Integracja Gmail z Todoist i Toggl.
  • Save

Toggl pomaga mi przede wszystkim lepiej zrozumieć, jaki jest prawdziwy koszt w postaci czasu, który poświęcam na poszczególne zadania. Wierzę, że taki wgląd pozwoli mi w przyszłości planować i wykonywać zadania z dużo większą swobodą – lepsze planowanie pozwala uniknąć tzw. wiecznych deadline’ów, a to nijak ma się do spokojnej pracy. To także idealna pomoc do wyceniania poszczególnych projektów, czy zleceń.

  • Save

Dodatkowo na podstawie zadań wprowadzanych w Todoist możesz automatycznie tworzyć projekty w Toggl, dzięki czemu zaoszczędzisz jeszcze więcej czasu. Oprócz tego Toggl oferuje rozszerzenie do przeglądarki, dzięki czemu pomiar czasu jest jeszcze wygodniejszy. Osobiście jednak rekomenduję natywną aplikację, ponieważ wysyła ona alerty, które skutecznie przypominają, by włączyć Toggl podczas pracy. Dodatkowo wykrywa nieaktywność, dzięki czemu mierzony jest faktyczny czas pracy.

  • Save

Konsekwencja.

3. Tak naprawdę to od tego zaczynam każdy dzień – Feedly & Spotify.

Nie będę się już dodatkowo rozwodził, ale w moim przypadku musi być muzyka i musi być codzienna prasówka. Czytanie sprawia, że po pierwsze odpoczywam, a po drugie to czas, w którym nie wiem, dlaczego, ale mam spory przypływ różnych pomysłów. A przy tym wszystkim wiem co w branży piszczy, więc sytuacja win–win.



  • Save


Co do muzyki to oczywiście jest to kwestia gustu i upodobań. W moim przypadku od kilku dni ze słuchawek nie schodzi Eminem i szczerze mówiąc nie potrafię pracować bez muzyki. Pół żartem, pół serio, ale dobre słuchawki to kolejny bonus do produktywności, a dzień lubię rozpocząć z PRO8L3M(em) i Jetlagiem tj. tym utworem.


Podsumowanie + dodatkowe narzędzia

Podsumowanie piszę już w poniedziałek rano. Od kiedy pamiętam zawsze miałem problem z zakończeniami, więc być może odłożenie wpisu na noc będzie rozwiązaniem. Zobaczymy.

Na koniec chcę powiedzieć, że to dość proste zarządzanie samym sobą, ale takie też miało być. Rozbudowane aplikacje, wielowątkowe rozwiązania jak widać nie sprawdziły się. Korzystam z aplikacji do produktywności spokojnie od 5 lat, a nagminnie najlepiej sprawdza się najprostsza lista. Zapewne mógłbym tekst opatrzyć komentarzem na temat technik zarządzania, ale nie będę udawał, że się na tym znam. Opisałem sposób funkcjonowania, który w moim przypadku po prostu działa – efekty ww. pracy możesz zobaczyć.

Kończąc mam dla Ciebie 3 dodatkowe aplikacje, które być może pomogą Ci rozpocząć turbo tydzień:

  • Momentum Dashboard – dodatek do Google Chrome, dzięki któremu listę zadań wyświetlisz w nowej karcie w przeglądarce, dodasz bazę cytatów. Miły dodatek.
  • Sheets for Marketers – szukasz arkuszy Excela, które zautomatyzują Twoje SEO, zarządzanie projektem czy pracę w social media? Ponad 100 szablonów.
  • Email Meter – super przydatne narzędzie do analizy czasu spędzonego w Gmailu. 2 kliknięcia i otrzymasz raport. Narzędzie posiada darmowy plan.

Mam nadzieję, że znajdziesz w tym wpisie rzeczy i pomoce, które być może pomogą Ci w Twojej pracy. Na koniec cytat i wracamy do pracy.

Armia baranów, której przewodzi lew, jest silniejsza od armii lwów prowadzonej przez barana.

Napoleon Bonaparte

Wszystkiego dobrego 🙌

PS. Wpis finalnie udało się napisać w 6:27:51 h.

  • Save
Raport z czasu pracy z natywnej aplikacji Toggl.
Autor

Kiedyś myślałem, że będę trenerem tenisa ziemnego 🎾, ale uparłem się na marketing. Tak mi zostało do dziś. Zawodowo na swoim – buduję chatboty dla klientów. Tak wyszło, że od małego miałem słabość do technologii 🤖Zawsze #PROSTO, więc czasami zaskakuję sam siebie. Zresztą...

6 komentarzy

Podziel się co sądzisz

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

close
Thanks !

Thanks for sharing this, you are awesome !

31 Shares
Copy link